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展示会の事前準備でするべきことは？時系列順に解説！
展示会に出店を検討していても、何をいつまでに準備すべきか分からず、頭を抱える担当者もいるでしょう。
事前準備は多岐に及ぶため、必要な項目を洗い出した上でスケジュールを立てないと失敗に終わる危険があります。この記事では展示会の準備でするべきことを、時系列順に紹介します。いつまでに何をすれば良いか簡単に把握できるため、ぜひご一読ください。
展示会に出展するに当たってまずするべきこと
はじめに展示会の出展に当たり、達成したい目的やゴールを決めます。一般的にはリードの獲得や商談機会の創出、認知度の向上、新製品の宣伝などが考えられます。
一つに絞るのが難しい場合、特に重視したい目標を特定し、他の目的は一旦度外視した方が良いでしょう。多くを求めるとターゲットが曖昧になり、どの来場者も満足に至らない催し物と化す場合があります。
目標を立てる際は理念的で抽象的な内容ではなく、具体的で客観的な数値目標に落とし込むと効果的です。名刺の枚数やアポイントの件数、契約件数などが適切な指標です。
展示会に向けた事前準備を時系列順に解説
展示会に向けた事前準備と着手時期は、次の通りです。
- 出展する展示会を決定する：6カ月前～1年前
- 出展ブースのコンセプトを固める：3カ月前～6カ月前
- 出展ブースの制作に必要な物を洗い出す：3カ月前～6カ月前
- 出展ブースのデザインを検討する：2カ月前～3カ月前
- 制作会社に依頼する：1カ月前～2カ月前
- ブースに集客する方法や人員配置を検討する：1カ月前～2カ月前
- 搬入・搬出の手配を行う：1カ月前
- ブースを設営する：前日
各工程ですべき具体的な事柄や注意点を解説します。
出展する展示会を決定する
押し出したい商材のターゲットが少ない、いない展示会を選んでは出展の効果が見込めず、時間をかけて準備する意味がありません。
出展目的や予算、開催時期なども考慮して、数値目標の達成に適した展示会を選定しましょう。商材やサービスを誰に届けたいのか、困っている人のどのような課題を解決したいのか考えると、ターゲットは自然と狭まります。
ブースの場所は先着順で決まるケースもあるため、早めに会場をピックアップし、申し込みを済ませることが重要です。
出展ブースのコンセプトを固める
次は出展ブースのコンセプトを明確化するフェーズです。ブースのデザインやグラフィック、配布資料などは、イベント全体に関わる工程で、極めて重要です。コンセプトを決める際は企業目線ではなく、製品・サービスを届けたいユーザーを出発点にすると目的の達成に近づきます。ブース内で実施する企画の内容もこの段階で固めておくと、後の工程がスムーズに進みます。例えばプレゼンテーションやデモンストレーションを行う場合、レイアウトの構成に大きく関与するでしょう。
出展ブース制作に必要な物を洗い出す
次は展示会の開催に必要な物品（備品）を漏れなく洗い出す必要があります。出展ブースに欠かせない物は以下の通り、多岐にわたります。
- カタログ
- チラシ
- 展示品
- マニュアル
- アンケート
- ノベルティ
- ブース内で流す音楽や動画
- 立て看板やパネル
製品・サービスの説明に使用するパネルやカタログ、チラシ、商品サンプルは必須です。来客対応に使用するトークスクリプトや当日のタイムテーブル、役割分担表などを盛り込んだ運営マニュアルも必要となります。
説明終了後に来訪者へ送付するアンケートは、商品の改善や新製品の企画に役立つ、貴重な資料です。
訪問やアンケートのお礼に配布するノベルティは、企業イメージの向上になるため、余裕があれば準備しておきたいアイテムです。バッグやうちわのように日常生活で使える実用的な物の方が、喜ばれる傾向にあります。
出展ブースのデザインを考える
次はカタログやチラシを含め、出展ブースのデザインを考えます。動画で説明する際にはプロジェクターの配置場所まで思考を巡らせないといけません。
ブースのデザインを設計する際は、来場者の導線を意識した室内空間の設計が求められます。ブース前に立て看板やブースを取り巻くように横断幕をはためかせて一目で存在を想起させる広告戦略も有効です。
ブースのデザイン決めは展示会の事前準備の中でも時間がかかるフェーズのため、他の工程以上に早めに開始するのがポイントです。
出展ブースの制作会社に依頼する
チラシやカタログ、ノベルティ、商品のPR動画の準備は、効果的な訴求方法のノウハウを持つ制作会社の活用が効果的です。外注先を選ぶ際には複数の会社に見積もりを取り、提案内容を比較検討することを推奨します。
制作実績をチェックし、当日のイメージに近い制作物を得意とする業者を見つけられると良いです。
修正箇所を発見したときに余裕をもって手直しを依頼できるよう、早めの発注が鉄則です。
出展ブースへの集客方法や人員配置を考える
出展ブースを設けるだけでは、人が集まるとは限りません。来場者目線に立って、訪れたいと思えるブースの導線設計や人員配置に気を配る必要があります。
入口には案内役を配置するのが通常ですが、数が多過ぎると窮屈な印象を抱かせ、客足を遠ざけかねません。外からブース内の様子を見渡せるゆとりを確保しつつ、閑散で寂しい印象にならない配置戦略が必要です。
搬入・搬出の手配を行う
開催日の前日までに、ブース内にチラシや看板、のぼり旗などを持ち込みましょう。搬入や搬出には、会場側に事前の申請が必要になる場合があります。
運搬先との距離や荷物の量によっては自家用車では収まりきらず、別途運搬車両の調達が必要な場合もあるでしょう。その場合は早めに運び込む物品のボリュームを把握し、トラックの準備が必要か早めの判断を下さねばなりません。
ブースの設営を行う
最後に装飾物や配布物、アンケートを含むブースの設営を行います。プロジェクターやパソコンなどの機材も当日問題なく動作するよう、前日までに動画やBGMの確認が必要です。
一通り設営が完了したら来場者目線でブース内を見渡し、ブースは入りやすいか、展示物は見やすいかなど、見回りも欠かさず行いましょう。
まとめ
展示会は目的やゴールを設定して、ターゲットやブースのデザインを明確に決めることが重要です。遅くても半年前には準備を開始し、展示会への事前登録や制作会社への依頼、搬送の申請をはじめ、手続きを漏れなく進めなくてはいけません。
来場者の注目を集める際にはのぼり旗の設置やノベルティの配布が効果的です。展示会の制作物の依頼先に困ったときは、ぜひジャストコーポレーションが運営するサインパートナーにご相談ください。パネルや横断幕、立て看板などさまざまな販促ツールの製作が可能です。
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