展示会の事前準備でするべきことは？時系列順に解説！

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展示会の事前準備でするべきことは？時系列順に解説！

展示会に出店を検討していても、何をいつまでに準備すべきか分からず、頭を抱える担当者もいるでしょう。

事前準備は多岐に及ぶため、必要な項目を洗い出した上でスケジュールを立てないと失敗に終わる危険があります。この記事では展示会の準備でするべきことを、時系列順に紹介します。いつまでに何をすれば良いか簡単に把握できるため、ぜひご一読ください。

展示会に出展するに当たってまずするべきこと

はじめに展示会の出展に当たり、達成したい目的やゴールを決めます。一般的にはリードの獲得や商談機会の創出、認知度の向上、新製品の宣伝などが考えられます。

一つに絞るのが難しい場合、特に重視したい目標を特定し、他の目的は一旦度外視した方が良いでしょう。多くを求めるとターゲットが曖昧になり、どの来場者も満足に至らない催し物と化す場合があります。

目標を立てる際は理念的で抽象的な内容ではなく、具体的で客観的な数値目標に落とし込むと効果的です。名刺の枚数やアポイントの件数、契約件数などが適切な指標です。

展示会に向けた事前準備を時系列順に解説

展示会に向けた事前準備と着手時期は、次の通りです。

出展する展示会を決定する：6カ月前～1年前
出展ブースのコンセプトを固める：3カ月前～6カ月前
出展ブースの制作に必要な物を洗い出す：3カ月前～6カ月前
出展ブースのデザインを検討する：2カ月前～3カ月前
制作会社に依頼する：1カ月前～2カ月前
ブースに集客する方法や人員配置を検討する：1カ月前～2カ月前
搬入・搬出の手配を行う：1カ月前
ブースを設営する：前日

各工程ですべき具体的な事柄や注意点を解説します。

出展する展示会を決定する

押し出したい商材のターゲットが少ない、いない展示会を選んでは出展の効果が見込めず、時間をかけて準備する意味がありません。

出展目的や予算、開催時期なども考慮して、数値目標の達成に適した展示会を選定しましょう。商材やサービスを誰に届けたいのか、困っている人のどのような課題を解決したいのか考えると、ターゲットは自然と狭まります。

ブースの場所は先着順で決まるケースもあるため、早めに会場をピックアップし、申し込みを済ませることが重要です。

出展ブースのコンセプトを固める

次は出展ブースのコンセプトを明確化するフェーズです。ブースのデザインやグラフィック、配布資料などは、イベント全体に関わる工程で、極めて重要です。コンセプトを決める際は企業目線ではなく、製品・サービスを届けたいユーザーを出発点にすると目的の達成に近づきます。ブース内で実施する企画の内容もこの段階で固めておくと、後の工程がスムーズに進みます。例えばプレゼンテーションやデモンストレーションを行う場合、レイアウトの構成に大きく関与するでしょう。